خانه / فرآیند انتقال / ساختار سطح بالای جدید

ساختار سطح بالای جدید

سال‌هاست که سازمان بین‌المللی ایزو استانداردهای سیستم مدیریت متعددی برای موضوعات مختلف از کیفیت و محیط زیست گرفته تا امنیّت اطلاعات و مدیریت تداوم کسب‌و‌کار انتشار داده است. در گذشته، با وجود توسعه‌ی عناصر مشترک، استانداردهای سیستم‌های مدیریت ایزو داری ساختارهای مختلف بودند. این امر، به نوبه‌ی خود، در مرحله پیاده‌سازی به برخی از سردرگمی‌ها و مشکلات منتج می‌شد.

به منظور درک اهمیّت ساختار در استانداردهای سیستم مدیریت، ما یک گام به عقب برمی‌گردیم و به تعریف ایزو از یک سیستم مدیریت و برخی از مزایای پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت اثربخش نگاهی می‌اندازیم. ایزو، سیستم مدیریت را به ‌عنوان مجموعه‌ای از روش‌های اجرایی که یک سازمان برای دستیابی به اهداف خود به آنها نیاز دارد، تعریف می‌کند. یک استاندارد سیستم مدیریت، یک مدل برای راه‌اندازی و بهره‌برداری از یک سیستم مدیریت را فراهم می‌نماید.

چرا یک ساختار سطح بالای جدید؟
بسیاری از سازمان‌ها، بیش از یک استاندارد مدیریت را پیاده‌سازی نموده و بر مبنای آنها گواهی شده‌اند. انجام این امر به صورت جداگانه، زمان و منابع فوق‌العاده زیادی را به خود اختصاص می‌دهد، به نحوی که که نیاز به یافتن راهی برای یک‌پارچه‌سازی و ترکیب استانداردها به بهترین وجه ممکن، واضح است. استانداردهای سیستم مدیریت تا به امروز با ساختارها، الزامات و اصطلاحات مختلف ارائه‌شده‌اند، به نحوی که یک‌پارچه‌سازی آنها چالش برانگیز بوده است.

به منظور رسیدگی به این مشکل، سازمان بین‌المللی ایزو ضمیمه‌ی SL – چارچوب یک سیستم مدیریت عمومی و طرح تمامی استانداردهای سیستم مدیریت جدید و تجدید‌نظر‌شده در آینده- را توسعه داده است. برای رسیدگی به نیازهای خاص صنعت، الزامات تکمیلی برای بخش‌های خاص به این چارچوب کلی اضافه خواهد‌شد.

چگونگی تأثیر بر سازمان‌ها
این ساختار سطح بالا، برای اطمینان از سازگاری و هماهنگی تمام استانداردهای سیستم‌های مدیریت جدید و تجدید‌نظر آنها استفاده خواهد شد. با ضمیمه‌ی SL در محل، استقرار دهندگان سیستم مدیریت می‌توانند در انتظار میزان کمتری از درگیری‌ها، تکثیر، سردرگمی‌ها و سوء‌تفاهم‌ها باشند که در نتیجه‌ی استفاده از ساختارهای مختلف استاندارد‌های سیستم مدیریت پیش‌رو بود.

ممیزان سیستم مدیریت، در حال حاضر مجموعه‌ای زیربنایی از الزامات عمومی را در رشته‌ها و بخش‌های صنعت استفاده می‌نمایند.

توضیحات بیشتر در مورد ضمیمه SL
تمامی استانداردهای سیستم مدیریت‌های در آینده؛ ساختار سطح بالا، اصطلاحات و تعاریف مشترک خواهند داشت. در تمامی موارد ساختار سطح بالا نمی‌تواند تغییر کند، امّا زیربخش‌ها و متون رشته‌های خاص می‌توانند افزوده شوند.

ضمیمه SL برای تمام استانداردهای سیستم های مدیریت، نظیر استانداردهای کامل ایزو، مشخصّات در دسترس عموم (PAS) و مشخصّات فنی (TS) کاربرد دارد. ساختار سطح بالا ضمیمه SL شامل ۱۰ بخش زیر است:

بخش ۱: دامنه
بخش ۲: استانداردهای مرجع
بخش ۳: تعاریف و اصطلاحات
بخش ۴: محیط سازمان
بخش ۵: رهبری
بخش ۶: طرح‌ریزی
بخش ۷: پشتیبانی
بخش ۸: عملیات
بخش ۹: ارزیابی عملکرد
بخش ۱۰: بهبود

بخش ۱: دامنه
دامنه به نتایج مورد انتظار از سیستم مدیریت می‌پردازد.
نتایج از ویژگی‌های صنعت بوده و بایستی هماهنگ با محیط سازمان (بخش ۴) باشد.

بخش ۲: مراجع الزامی
جزئیات استانداردهای مرجع و انتشارات مربوط به استانداردهای ویژه را فراهم می‌‌سازد.

بخش ۳: اصطلاحات و تعاریف
جزئیات اصطلاحات و تعاریف استفاده شده در استانداردهای خاص افزون بر هر گونه اصطلاحات و تعاریف رسمی استاندارد می‌باشد.

بخش ۴: محیط سازمان
بخش ۴ شامل چهار زیر بخش است:
1-4 شناخت سازمان و محیط آن
2-4 درک نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع
3-4 تعیین دامنه‌ی سیستم مدیریت
4-4 سیستم مدیریت

به عنوان زیربنای سیستم مدیریت، بخش ۴ چگونگی جایگاه فعلی سازمان را تعیین می‌کند. به عنوان بخشی از پاسخ به این پرسش، سازمان نیازمند شناسایی مسائل داخلی و خارجی است که می توانند بر روی نتایج، و همچنین تمامی نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع تأثیرگذار باشند. همچنین الزامی است که دامنه‌ی سازمان مدوّن شده و محدوده‌های سیستم مدیریت کیفیت در راستای اهداف تجاری تنظیم شوند.

بخش ۵: رهبری
بخش ۵ شامل سه زیر بخش است:
۵-۱ رهبری و تعهّد
۵-۲ خط مشی
۵-۳ نقش‌ها، مسئولیت‌ها و اختیارات سازمانی

ساختار سطح بالای جدید به رهبری، و نه تنها مدیریت به عنوان بخشی از استانداردهای قبلی، تأکید ویژه‌ای دارد. این به معنای لزوم مسئولیّت‌پذیری و مشارکت بیشتر مدیریت ارشد در سیستم مدیریت سازمان است.

ایشان باید به منظور اطمینان از دستیابی سیستم مدیریت به نتایج مورد انتظار و تخصیص منابع مورد نیاز، الزامات سیستم مدیریت را با فرآیندهای اصلی کسب‌و‌کار سازمان هماهنگ‌سازی نمایند. همچنین مدیریت ارشد مسئول انتقال اهمیّت سیستم مدیریت و افزایش آگاهی و مشارکت کارکنان است.

بخش ۶: طرح‌ریزی
بخش ۶ شامل دو زیر بخش است:
۶-۱ اقدامات رسیدگی به ریسک‌ها و فرصت‌ها
۶-۲ اهداف سیستم مدیریت و طرح‌ریزی تحقّق آنها

بخش ۶ در ابتدا تفکر مبتنی بر ریسک را طرح می‌نماید. هنگامی که سازمان ریسک‌ها و فرصت‌ها را در بخش ۴ برجسته نمود، نیازمند قید نحوه‌ی بررسی آنها ضمن طرح‌ریزی است.

مرحله‌ی طرح‌ریزی باید در نظر گرفتن این که باید کدام موضوع ریسک، توسط چه کسی، چگونه و در چه زمانی بررسی شوند؛ تکمیل شود. این رویکرد پیش‌هنگام جایگزین اقدامات پیش‌گیرانه و کاهش نیاز به اقدامات اصلاحی پس از آن شده است. هم‌چنین توجه ویژه‌ای به اهداف سیستم مدیریت کیفیت شده است.

این اهداف باید قابل اندازه‌گیری، نظارت شده ، انتقال داده شده، متناسب با خط مشی سیستم مدیریت بوده و به هنگام نیاز بازنگری شده باشند.

بخش ۷: پشتیبانی
بخش ۷ متشکل از پنج زیر بخش است:
۷-۱ منابع
۷-۲ صلاحیّت
۷-۳ آگاهی
۷-۴ ارتباطات
۷-۵ اطلاعات مدوّن

پس از پرداختن به محیط، تعهّد و طرح‌ریزی، سازمان های باید به پشتیبانی مورد نیاز برای رسیدن به اهداف و مقاصد خود توجه داشته باشند. این موضوع شامل منابع، ارتباطات داخلی و خارجی هدف‌گذاری شده و همچنین اطلاعات مدوّن که جایگزین اصطلاحات مدارک، مستند سازی و سوابق شده است؛ می‌باشد.

بخش ۸: عملیات
بخش ۸ دارای یک زیر بخش است:
۸-۱ برنامه‌ریزی و کنترل عملیاتی

بخش عمده‌ای از الزامات در سیستم مدیریت در این زیر بخش نهفته است. بخش 8 هر دوی فرآیندهای داخل سازمان و برون‌سپاری‌شده را بررسی می‌نماید، در حالی که روند مدیریت به طور کلی شامل معیارهای کافی برای کنترل فرآیندهای این، و همچنین راه هایی برای مدیریت تغییر برنامه ریزی شده و ناخواسته.

بخش 9: ارزیابی عملکرد
بخش ۹ از سه زیربخش تشکیل شده است:
۹-۱ نظارت، اندازه‌گیری، تجزیه‌و‌تحلیل و ارزیابی
۹-۲ ممیزی داخلی
۹-۳ بازنگری مدیریت

در اینجا سازمان به تعیین این‌که چه مواردی، چگونه و در چه زمانی باید مورد نظارت، اندازه‌گیری، تجزیه‌و‌تحلیل و ارزیابی قرار گیرد؛ نیاز دارد. ممیزی داخلی هم‌چنان بخشی از فرآیند اطمینان از انطباق سیستم مدیریت با الزامات سازمان و همچنین استاندارد، و پیاده‌سازی و نگه‌داری موفقیّت‌آمیز سیستم مدیریت می‌باشد. در خاتمه، بازنگری مدیریت، به این‌که آیا سیستم مدیریت مناسب، کامل و مؤثر است؛ توجه می‌نماید.

بخش ۱۰: بهبود
با دو زیربخش، بخش ۱۰ به نحوه‌ی مدیریت عدم‌انطباق‌ها و اقدامات اصلاحی توجه دارد:
۱۰-۱ عدم‌انطباق و اقدام اصلاحی
۱۰-۲ بهبود مداوم

در دنیای کسب‌و‌کار همیشه در حال تغییر، همه چیز همیشه مطابق برنامه پیش نمی‌رود. بخش ۱۰ مسیری است برای رسیدگی به عدم‌انطباق‌ها و اقدامات اصلاحی، و همچنین راهبُردهای بهبود مداوم.

مزایای استفاده از استاندارد های سیستم مدیریت
استفاده از استانداردها می‌تواند تعدادی از مزایای کلیدی زیر را برای یک سازمان فراهم آورد:

عملکرد تجاری بهبود یافته
استفاده استانداردها تضمین می‌نماید که فرآیندهای تجاری یک‌پارچه و هم‌سو با راهبُردهای تجاری سازمان هستند. استفاده از استانداردها به عنوان ابزار مدیریت کسب‌و‌کار؛ باعث بهبود عملکرد، حذف پیچیدگی‌ها، ایجاد ارزش واقعی و بهبود مداوم است.

بهبود مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌ها
الزامات شناسایی ریسک‌ها و فرصت‌های مؤثر؛ بهبود بهره‌وری عملیاتی، کاهش تکرارها، و صرفه جویی در زمان و هزینه سازمان‌ها را تضمین می‌نماید.

افزایش خوش‌نامی
انطباق با یک استاندارد پیام روشنی به مشتریان موجود و آینده می‌فرستد که سازمان رویکردی پیشرو، نوآور و پیش‌‌فعّال نسبت به مدیریت کسب‌و‌کار دارد.

افزایش بهره‌وری
با ارائه یک چارچوب قوی و متمرکز، استانداردها می‌توانند موجب افزایش بهره‌وری، کاهش اشتباهات پرهزینه و صرفه جویی در زمان و سرمایه شوند.

افزایش مشارکت
ضمن انطباق با یک سیستم مدیریت، سازمان می‌تواند اطمینان داشته باشد که تمامی کارکنان در تلاش برای اهداف مشترک برداشت شده از راهبُردهای تجاری هستند.

یک‌پارچه‌سازی بهبودیافته
ساختار مشترک جدید برای تمام استانداردهای سیستم مدیریت اطمینان خواهد داد که ادغام بیش از یک سیستم، بدون سرمایه‌گذاری زیاد در زمان و سرمایه، تسهیل خواهد شد.

درباره‌ی سید مجتبی موسوی

دانش‌آموخته‌ی مهندسی صنایع با گرایش تولید صنعتی، با بیش از ۱۶ سال تجربه در زمینه‌ی سیستم‌های مدیریت کیفیت، لجستیک، تحقیق‌وتوسعه، فنآوری اطلاعات و مالی. در سال‌های آغازین با چند شرکت به‌عنوان مدیر تضمین کیفیت و نماینده‌ی مدیریت همکاری نموده‌ام و بیش از هفت سال است که به عنوان متولی سیستم‌های مدیریت کیفیت با شرکت‌های مختلف در صنایع ریلی، صنایع خودرو، صنایع خانگی، الکترونیک، سازه‌های بتنی و سایر صنایع همکاری داشته‌ام. عمده‌ی فعالیت‌های من در زمینه‌های مدیریت، مشاوره، تدریس و ممیزی سیستم‌های مدیریت شامل حوزه‌های مختلف سیستم‌های مدیریت، ایمنی‌وبهداشت شغلی و محیط‌زیستی؛ و همچنین نظامنامه‌های SPC، APQP، PPAP، FMEA و MSA و سایر ابزار مهندسی کیفیت و نرم‌افزارهای مربوطه بوده و همواره در جستجوی به‌روزآوری دانش و کسب تجربیات جدید هستم.

2 دیدگاه

  1. سلام آقای موسوی عزیز. امیدوارم در مدیریت وب‌سایت نیز شاهد موفقیّت روزافزون شما باشم. چگونه می‌توان بندهای استاندارد ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ را با بندهای نگارش ۲۰۰۸ این استاندارد ارتباط داد؟

    • سید مجتبی موسوی

      سلام آقای نخعی عزیز، از توجه شما به مطالب ارائه شده در وب‌سایت سپاسگزارم. برای بررسی تغییرات در بخش‌بندی و الزامات استاندارد تجدید نظر شده به نوشته‌ای که تحت عنوان نقشه برداری انتقال به ایزو 9001 ویرایش 2015 با این پیوند مراجعه فرمایید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *