خانه / فرآیند انتقال / تفاوت رویکرد فرآیندی با تنظیم روش‌های اجرایی

تفاوت رویکرد فرآیندی با تنظیم روش‌های اجرایی

مفهوم مدیریت فرآیندها، نخستین بار در استانداردهای سری ایزو ۹۰۰۱ ویرایش سال ۲۰۰۰ این استانداردهای بین‌المللی طرح شد.

هنگامی که رویکرد فرآیندی توسط کارشناسان کمیته‌ی استانداردها به عنوان یک جزء کلیدی از سیستم مدیریت اثربخش به رسمیّت شناخته شد، بسیاری از ابهامات برای سازمان‌ها ایجاد شد. حتّی در حال حاضر، بسیاری از سازمان‌ها با داشتن گواهینامه‌ی انطباق با الزامات استاندارد، رویکرد فرآیندی آنها را معمولاً می‌توان ناپخته توصیف کرد.

ایزو تنها سازمانی نیست که اهمیت مدیریت فرآیند را به رسمیّت شناخته است. این رویکرد هم‌چنین در بطن مدل EFQM و طرح جایزه‌ی بالدریج و کاهش تغییرات فرآیندها در طرح‌های شش سیگما مورد توجه قرار گرفته است. مدیریت فرآیند به یک اندازه برای سازمان‌های ارائه‌ی خدمات و تولیدکنندگان قابل اجراست.

می‌توان استدلال کرد که دستیابی به اهداف سازمان به طور جدّی از عملکرد کارکنان و فرآیندهای آن تاثیر می‌پذیرد، و سازمان‌های موفّق هر دو را به طور مؤثر مدیریت می‌نمایند.

برای شروع به توضیح رویکرد، ممکن است یک گام بازگشت به گذشته و تأمل در تفاوت بین خط مشی‌ها، فرآیندها و روش‌های اجرایی، که اغلب موجب سردرگمی است، مفید باشد.

خط مشی
این مدرک پیش‌برنده‌ی سازمان و فرآیندها و روش‌های اجرایی آنهاست. این مدارک ممکن است مبتنی بر استانداردها و مقررات یا تحت تأثیر آنها تدوین شده باشند. فرآیندها، سطح بالای فعالیّت‌های سازمان می‌باشد.

وظایف کلیدی معمولاً در فرآیندها شناسایی می‌شوند. متن فرآیندها معمولاً به چند فرد یا تیم به عنوان مجری فرآیند در سطح سازمان اشاره دارد. ایزو فرآیند را به عنوان مجموعه‌ای از فعالیّت‌های مرتبط و متعامل که ورودی‌ها را به خروجی‌ها تبدیل می‌کنند، تعریف می‌کند. بنابراین هر فرآیند ورودی‌ها و خروجی‌های به وضوح مشخص داشته و وابسته به اینکه داخلی یا خارجی باشند نیز دارای یک مشتری و یا مجموعه ای از مشتریان هستند.

در مقابل روش اجرایی توضیح جزئیات گام‌های اجرایی است که در هر مرحله‌ی فرآیند انجام خواهد شد.

درک رویکرد فرآیندی
این راهنما؛ درک درستی از مفاهیم، مقاصد و شیوه‌ی پیاده‌سازی رویکرد فرآیندی فراهم می‌آورد. این راهنما هم‌چنین می‌تواند برای استفاده از رویکرد فرآیندی در هر سیستم مدیریت، صرف نظر از نوع و اندازه‌ی سازمان مورد استفاده قرار گیرد. این امر شامل، سیستم‌های مدیریت زیر می‌شود، امّا محدود به آنها نیست:
محیط زیست (خانواده‌ی ایزو ۱۴۰۰۰)
ایمنی و بهداشت شغلی
ریسک‌های کسب‌و‌کار
مسئولیّت اجتماعی

رویکرد فرآیندی راهی قدرتمند برای سازماندهی و مدیریت فعالیّت‌های ایجاد ارزش برای مشتری و سایر طرف‌‌های ذی‌نفع است.

سازمان‌ها اغلب ضمن یک سلسله مراتب از واحدهای عملیاتی سازمان‌دهی شده‌اند و معمولاً به صورت عمودی ساختار یافته‌اند، که مسئول ایجاد خروجی مورد انتظار تخصیص یافته به واحدهای اجرایی، هستند.

در اغلب موارد، مشارکت مشتری نهایی دیده نمی‌شود. در نتیجه، مشکلاتی که در فصول مشترک وظایف و کارکرد تیمی رخ می‌دهد، اغلب اولویّتی کمتر نسبت به اهداف کوتاه مدّت واحد دارند. رویکرد فرآیندی نحوه‌ی مدیریت افقی، عبور از مرزهای بین واحدهای مختلف اجرایی و وحدت تمرکز ایشان به اهداف اصلی سازمان را معرفی می‌نماید.

یک فرآیند معمول مورد استفاده در بسیاری از سازمان ها برای ارائه یک محصول جدید به بازار به شرح زیر است:

pm

این امر معمولاً چند وظیفه و چند تیم، و همه افرادی که برای دستیابی به یک فرآیند اثربخش حیاتی هستند، را درگیر می‌کند.

واقعیّت این است که اغلب اولویّت‌ها و اهداف خاص هر واحد سازمانی برای همان واحد دارای اولویّت بیشتر و مقدّم‌تر هستند. به همین دلیل مدیریت بر مبنای فرآیند و اعطای مالکیّت فرآیندی می‌تواند باعث دستیابی به تمرکز مورد نیاز برای موفقیّت‌آمیز بودن فرآیندها شود.

کلیّات یک فرآیند
از آنجا که فرآیند ، مجموعه‌ای از فعالیّت‌های مرتبط و متعامل است، که ورودی‌ها را به خروجی‌ها تبدیل می‌کند، مهم است که توجه داشته باشید که این فعالیّت‌ها به تخصیص منابعی مانند کارکنان و مواد اولیّه نیاز دارند. به طور مثال ورودی فرآیند پایش و اندازه‌گیری رضایت مشتری، الزامات مشتری‌ست؛ و هنگامی که محصولات یا خدمات ارائه شده با این الزامات مقایسه شوند، سطح رضایت مشتری که خروجی فرآیند است ایجاد می‌شود.

اثربخشی فرآیندها از طریق تعیین توانایی فرآیندها برای ایجاد نتایج مورد انتظار و کارایی فرآیندها از طریق مقایسه‌ی نتایج در برابر منابع مصرف شده قابل اندازه‌گیری و پایش هستند.

ورودی‌ها و خروجی‌های در نظر گرفته شده ممکن است ملموس (مانند تجهیزات، مواد یا قطعات) یا نامشهود (مانند انرژی یا اطلاعات) باشند. خروجی‌ها همچنین می توانند ناخواسته باشند، مانند ضایعات.

turt

اغلب خروجی یک فرآیند می‌تواند ورودی فرآیندهای دیگر در یک شبکه‌ی کلّی یا سیستمی به هم پیوسته از فرآیندها باشد.

یک سیستم باید برای جمع‌آوری داده‌هایی که برای ارائه‌ی اطلاعات در مورد عملکرد فرآیند مورد نیاز هستند، ایجاد شود. عملکرد فرآیندها باید تجزیه و تحلیل شود تا هر گونه نیاز برای اقدام اصلاحی یا بهبود تعیین شده است.

pi

تمام فرآیندهای باید با اهداف، دامنه و پیچیدگی سازمان هماهنگ شوند، و باید برای سازمان ارزش افزوده ایجاد نمایند.

انواع فرآیندها
سازمان باید تعداد و انواع فرآیندهای مورد نیاز برای تحقق اهداف تجاری خود را تعیین نمایند. در عین حالی که این امر برای هر سازمان منحصر به فرد می باشد، با این حال ممکن فرآیندهایی عمومی به شرح زیر شناسایی شوند:

فرآیندهای مدیریتی: این فرآیندها شامل فرآیندهای مربوطه طرح‌ریزی راهبُردی، ایجاد خط مشی، تعیین اهداف، مدیریت ارتباطات، و همچنین حصول اطمینان از در دسترس بودن منابع برای تحقق اهداف کیفیت سازمان و بازنگری مدیریت می‌باشد. نظیر فرآیند بازنگری مدیریت.

فرآیندهای مدیریت منابع: این فرآیندها شامل تمام فرآیندهایی است که برای فراهم‌آوری منابع مورد نیاز برای تحقق اهداف کیفیت و نتایج مورد انتظار سازمان ضروری هستند. نظیر فرآیند مدیریت منابع انسانی.

فرآیندهای عملیّاتی: این فرآیندها شامل تمام فرآیندهایی است که مربوط به فراهم‌آوری نتایج مورد انتظار سازمان هستند. نظیر فرآیند تولید و ارائه‌ی خدمات.

فرآیندهای اندازه‌گیری، تجزیه‌و‌تحلیل و بهبود: این فرآیندها عبارتند از فرآیندهای مورد نیاز برای اندازه‌گیری و جمع‌آوری داده‌ها برای تجزیه‌و‌تحلیل عملکرد و بهبود اثربخشی و کارایی. نظیر فرآیند مدیریت رضایت مشتریان.

نگاهی به رویکرد مبتنی بر فرآیند در استانداردهای تجدیدنظرشده
در طول سال‌ها، ایزو طیف وسیعی از استانداردهای سیستم مدیریت را برای موضوعاتی مانند کیفیت، محیط زیست، امنیّت اطلاعات، و همچنین تداوم کسب‌و‌کار توسعه داده است.

این سیستم‌های مدیریت، با وجود وجوه مشترک، ساختارهای بسیار متفاوتی دارند که می تواند مرحله پیاده سازی را دشوار و پیچیده نمایند.

برای مواجهه با این چالش، ایزو به راه‌کاری برای ایجاد یک ساختار، متن، اصطلاحات و تعاریف هم‌سان برای استانداردهای سیستم‌های مدیریت آینده نظر دارد. این چارچوب به نام ضمیمه‌ی SL توسعه داده شده است و با ساختار سطح بالا، سازگاری استانداردهای سیستم مدیریت آینده و تجدید نظر شده را ثبات خواهد بخشید.

اتخاذ چارچوب جدید نباید برای سازمان‌هایی که فلسفه‌ی سیستم مدیریت را پذیرفته‌اند به چالش کشیده شود، امّا می‌تواند برای سازمان‌هایی که صرفاً برای دریافت گواهینامه تلاش می‌کنند، نگران‌کننده باشد. با اضافه شدن محیط سازمان به مراجع، سیستم‌های مدیریت آینده باید با مقاصد راهبُردی کسب‌و‌کار ارتباط داشته باشند. این به معنای این است که یک سازمان باید تمام فرآیندهای خود را به طور اثربخش هماهنگ نماید.

در ابتدا اجازه دهید نگاهی به بخش‌های خاص از مراجع در رابطه با فرآیندها با ساختار ضمیمه‌ی SL داشته باشیم:

۴.۴ سیستم مدیریت …
(… به هر یک از کمیته‌های محیط زیست، کیفیت و غیره اجازه می‌دهد که توضیحات خود را وارد نمایند)

سازمان باید مطابق با الزامات این استاندارد بین‌المللی، سیستم مدیریت … از جمله فرآیندهای مورد نیاز و اثر متقابل آنها را ایجاد، پیاده‌سازی و نگه‌داری نموده و به‌طور مداوم بهبود دهد.

این موضوع با اضافه شدن الزامات زیر گسترش داده شده است:
– تعیین ورودی‌های مورد نیاز و خروجی‌های مورد انتظار از هر فرآیند
– تعیین توالی و تعامل فرآیندها
– تعیین ریسک‌ها و فرصت‌های مربوط به فرآیند
– تعیین معیارها، روش‌ها و اندازه‌گیری‌های مورد نیاز برای اطمینان از این که هم اجرا و هم کنترل این فرآیند اثربخش هستند
– حصول اطمینان از در دسترس بودن منابع
– اختصاص مسئولیت‌ها و اختیارات برای فرآیندهای خاص و یا مجموعه‌ای از فرآیندها
– نظارت، تجزیه‌و‌تحلیل و بازنگری این فرآیندها
– اجرای اقدامات لازم برای دستیابی به نتایج برنامه‌ریزی شده و بهبود مستمر این فرآیندها و حصول اطمینان از تداوم کسب نتایج مورد انتظار از فرآیندهای جدید یا تجدید نظرشده.

pdca

چگونگی تأثیر بر سازمان‌ها
۱.۵ رهبری و تعهّد
مدیر ارشد باید رهبری و تعهد خود به سیستم مدیریت … را بر اساس موارد زیر به اثبات رساند:

  • اطمینان از اینکه خط مشی … و اهداف … ایجاد شده‌اند و با مقاصد راهبُردی سازمان سازگار هستند.
  • اطمینان از هماهنگ‌سازی الزامات سیستم مدیریت … با فرآیندهای کسب‌و‌کار سازمان.

۸-۱ طرح‌ریزی و کنترل اجرایی
سازمان باید فرآیندهای مورد نیاز برای برآورده‌‌سازی الزامات، و پیاده‌سازی اقدامات تعیین شده در بند ۶-۱ را ضمن توجه به موارد زیر طرح‌ریزی، پیاده‌سازی و کنترل نماید:

  • تعیین معیارهای مربوط به فرآیندها
  • پیاده‌سازی کنترل فرآیندها در انطباق با معیارها
  • نگه‌داشتن اطلاعات مدوّن در حدّ مورد نیاز ، به منظور اطمینان از این که فرآیندها با ترتیبات برنامه‌ریزی شده اجرا می‌شوند.

سازمان همچنین نیاز به حصول اطمینان از کنترل فرآیندهای برون‌سپاری شده دارد.

در حال حاضر تعیین ریسک‌های مرتبط با هر یک از فرآیندها برای تمامی سازمان‌ها الزامی است. این بند به طور مؤثر جایگزین اقدام پیش‌گیرانه شده است که خود موجب بسیاری از سؤالات بوده است. بنابراین در حالی که هنوز هم تکنیک‌های موجود موضوعیّت دارند، در حال حاضر سازمان‌ها به اثبات این‌که این امر برای تمامی فرآیندهای سیستم مدیریت اعمال می شود، نیاز دارند.

در حال حاضر اقدامات مربوط به هر فرآیند برای تعیین اثربخشی آن الزامی است. در حالی که ممکن است فقط خروجی‌های فرآیند اندازه‌گیری شوند، سیستم‌های مؤثر، در اندازه‌گیری‌های فرآیند هم‌چنین اندازه‌گیری‌هایی برای کفایت تأمین ورودی‌ها، اندازه‌گیری خروجی‌ها و رضایت مشتری (هر فرآیند، حتی برای طرف‌های داخلی به‌عنوان مشتری خروجی فرآیند) برقرار نموده‌اند.

الزامی است که رهبری؛ مسئولیت‌ها و اختیارات مربوط به فرآیندها یا به عبارت دیگر مالکیّت روشن آنها را ایجاد نماید. این امر ممکن است موجب برخی از مشکلات در فرآیندهای کسب‌و‌کار در زمینه‌ی تعریف مرزهای عملیّاتی و واحدهای سازمانی شود.

مدیریت باید اثبات نماید که بر تأثیر هر گونه تغییر در فرآیندها نظارت دارد و بند ۷-۲ مستلزم آن است که صلاحیّت افرادی که در هر یک از مراحل فرآیند مشارکت دارند، ایجاد شده باشد.

 سیستم مبتنی بر فرآیند شبیه چیست؟
یک سیستم مبتنی بر فرآیند به طور معمول شامل یک ساختار در سطح بالا، در یک صفحه، و شرح مدل فرآیند کسب‌و‌کار می‌باشد. این موضوع توسط هر یک از فرآیندها در سطح بعدی با جزئیات تعریف شده، پشتیبانی می‌شود.

روش‌های اجرایی یا دستورالعمل‌های کاری نیز برای تعریف چگونگی اجرای وظایف خاص در هر مرحله از فرآیند استفاده می‌شوند.

برای تسهیل مستندسازی سیستم‌های مدیریت این رویکرد را پی‌گیری کنید. بسیاری از محصولات نرم‌افزاری موجود از این سبک تبعیّت می‌کنند و ممکن است شما مایل به داشتن یک نرم‌افزار آماده در این زمینه داشته باشید.

level

مزایای رویکرد فرآیندی
خلاصه مزایای رویکرد فرآیندی از منظر ایزو به شرح زیر است:

  • ادغام و یک‌پارچه‌سازی فرآیندها برای توانمندسازی دستیابی به نتایج مورد انتظار
  • ایجاد قابلیّت تمرکز تلاش بر روی اثربخشی و بهره‌وری فرآیندها
  • ایجاد اعتماد در مشتریان، و سایر طرف‌های ذی‌نفع، در مورد عملکرد سازگار سازمان
  • شفافیّت عملیّات در درون سازمان
  • هزینه‌های پایین‌تر و ایجاد زمان چرخه‌ی کوتاه‌تر، از طریق استفاده موثر از منابع
  • بهبود، در سازگاری و قابلیّت پیش‌بینی نتایج
  • ارائه فرصت‌ها برای تمرکز و اولویّت‌بندی طرح‌های بهبود
  • تشویق مشارکت کارکنان و تعیین شفّاف مسئولیت‌های ایشان

علاوه بر این برای کسانی که به ساخت یک سیستم یک‌پارچه موثر توجه دارند ، یک مدل فرآیندی سازمانی اغلب پایه و اساس کار را تشکیل می‌دهد. این کار معمولاً با مجموعه ای از روش‌های یک‌پارچه حمایت و اندازه‌گیری شده و تضمین می‌کند که هنگام بازنگری عملکرد یا تغییر، دیدگاهی کلی از کسب و کار ایجاد شده است و ریسک‌ها کاهش می‌یابند.

متن سند  ISO/TC 176/ SC 2/N 544R3

وب‌سایت www.90012015.ir
در این وب‌سایت، ما سعی داریم از طریق ارائه‌ی استانداردها و نوشته‌های سودمند در زمینه‌ی طراحی و پیاده‌سازی استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت، مزیّت‌های رقابتی برای بینددگان وب‌سایت ایجاد نماییم. ما در کنار شما برای پیاده‌سازی مناسب‌تر الزامات، مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌ها، و دستیابی به رشد پایدار تلاش خواهیم نمود.

محصولات و خدمات ما
ما یک ترکیب منحصر به فرد از محصولات و خدمات تکمیلی ارائه می‌نماییم، و خدمات خود را در سه گروه مدیریت می‌نماییم.

آموزش
ما برای آن‌که بیشتر بیاموزیم، دوره‌های آموزشی متنوعی را برگزار می‌نماییم. هنگامی که برای اجرای یک دوره‌ی آموزشی با شما توافق می‌کنیم، خود نیز اطلاعات خود را بازبینی می‌نماییم و برای پُربارتر شدن دوره‌ی آموزشی، مطالب جدیدی را به آن می‌افزاییم. برای ما موجب افتخار است که همواره بالاترین امتیازات اکتسابی در دوره‌های آموزشی مشابه در سازمان‌ها متعلق به دوره‌های آموزشی ما بوده است.

مشاوره
بخش قابل توجهی از آموزش‌های ما شامل اجرای کارگاهی و انتقال تجربیّات عملیّاتی‌ست. به نظر ما شما پس از هر دوره‌ی آموزشی، نیازی به دریافت  خدمات مشاوره نخواهید داشت. ما درخواست مشاوره‌ از سوی شما را می‌پذیریم و از این طریق تیمی مشترک برای طراحی، پیاده‌سازی، ارزیابی و بهبود سیستم‌های مدیریت تشکیل می‌دهیم.

ممیزی
ما با سرممیزین سیستم‌های مدیریت که ثبت شده‌ی IRCA هستند همکاری می‌نماییم. ما می‌توانیم پیش از یک ممیزی رسمی، در زمینه‌ی ارزیابی سازمان‌تان با شما همکاری نماییم.

درباره‌ی سید مجتبی موسوی

دانش‌آموخته‌ی مهندسی صنایع با گرایش تولید صنعتی، با بیش از ۱۶ سال تجربه در زمینه‌ی سیستم‌های مدیریت کیفیت، لجستیک، تحقیق‌وتوسعه، فنآوری اطلاعات و مالی. در سال‌های آغازین با چند شرکت به‌عنوان مدیر تضمین کیفیت و نماینده‌ی مدیریت همکاری نموده‌ام و بیش از هفت سال است که به عنوان متولی سیستم‌های مدیریت کیفیت با شرکت‌های مختلف در صنایع ریلی، صنایع خودرو، صنایع خانگی، الکترونیک، سازه‌های بتنی و سایر صنایع همکاری داشته‌ام. عمده‌ی فعالیت‌های من در زمینه‌های مدیریت، مشاوره، تدریس و ممیزی سیستم‌های مدیریت شامل حوزه‌های مختلف سیستم‌های مدیریت، ایمنی‌وبهداشت شغلی و محیط‌زیستی؛ و همچنین نظامنامه‌های SPC، APQP، PPAP، FMEA و MSA و سایر ابزار مهندسی کیفیت و نرم‌افزارهای مربوطه بوده و همواره در جستجوی به‌روزآوری دانش و کسب تجربیات جدید هستم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *