خانه / فرآیند انتقال / بازشناسی تغییرات ایزو 9001 ویرایش 2015

بازشناسی تغییرات ایزو 9001 ویرایش 2015

بیش از یک‌سال از انتشار رسمی ایزو 9001 ویرایش 2015 می‌گذرد. هم‌اکنون سازمان‌های زیادی را سراغ داریم که به این ویرایش از این استاندارد بین‌المللی انتقال یافته‌اند. سازمان‌های دیگری که قصد دارند یک سیستم مدیریت کیفیت بر مبنای خانواده‌ی ایزو 9000 را حفظ نمایند نیز هم‌اکنون در مسیر انتقال به ویرایش جدید هستند.

تجربه‌ی انتقال به ما چه می‌گوید؟ برداشت کنونی ما از تغییرات این استاندارد بین‌المللی چیست؟ و هم‌اکنون چه منافعی را برای پیاده‌سازی آن قائل می‌شویم؟

تغییر در بخش‌بندی

اصلی‌ترین تغییر این ویرایش از استاندارد، تغییر در بخش‌بندی بوده است.
به طور مثال: در ویرایش سابق این استاندارد، بخش‌بندی از سیستم مدیریت کیفیت آغاز شده بوده. گر چه توسعه‌ی سیستم مدیریت کیفیت در نگارش سابق یک تصمیم راهبردی تلقی می‌شده است؛ امّا صراحتاً موضوع محیط کسب‌و‌کار پیش‌اقدام توسعه‌ی سیستم مدیریت کیفیت در نظر گرفته نشده بود. در بخش‌بندی جدید امّا سازمان‌ها به نوعی خودشناسی و موقعیّت‌شناسی ترغیب می‌شوند که می‌باید سازمان‌ها در مسیر انتقال توجه ویژه‌ای به آن داشته باشند.

در بخش‌های آتی این ویرایش از استاندارد، چگونگی توسعه‌ی رویکرد PDCA با بخش‌بندی جدید طرح می‌شود تا تسهیلاتی برای توسعه‌ی سیستم مدیریت کیفیت، و هماهنگ‌سازی و سازگاری آن فراهم آورد.
از از این رو سازمان‌ها باید به این نکته توجه داشته باشند که آیا فلسفه‌ی تغییر در بخش‌بندی صرفاً چیدمان دیگری الزامات سابق بوده است یا نظامی برای تناسب سیستم مدیریت کیفیت با محیط کسب‌و‌کار.

در پاره‌ای موارد ما با سازمان‌هایی مواجه بوده‌ایم که هر بخش از بخش‌بندی جدید را جایگاهی برای سیستم تدوین‌شده بر مبنای ایزو 9001 ویرایش 2008 دیده‌اند و این بخش‌بندی تأثیر عمیق و قابل اعتنایی در سیستم مدیریت کیفیت ایشان نداشته است.

تفکر مبتنی بر ریسک

تفکر مبتنی بر ریسک که می‌تواند ضمن مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌ها در نظر گرفته شود، جایگزین چه الزامی در ویرایش سابق شده است؟ طبیعتاً همه‌ی سازمان در مسیر انتقال می‌دانند که اصلی‌ترین الزام حذف‌شده‌ی منتج از مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌ها اقدامات پیش‌گیرانه بوده است. آیا سازمان در مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌ها در جستجوی پیش‌گیری‌ست؟ یا از رتبه‌ای ریسک برای تحلیل مسائل و شرایط پیش‌آمده استفاده می‌نماید؟

از منظر دیگر تا چه مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌ها با در نظر گرفتن محیط بیرونی و درونی سازمان، و نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع انجام شده است؟ و در نتیجه در راهبردهای سازمان تأثیرگذار بوده است؟ و در نهایت این پرسش مطرح می‌شود که: آیا تفکر مبتنی بر ریسک به عنوان رویکردی جامع در سیستم مدیریت کیفیت توسعه یافته است؟ به طور مثال آیا در تعیین دوره‌های تصدیق و (یا) کالیبراسیون به ریسک‌های ناشی از اهمیّت اندازه‌گیری‌ها، کاربرد، فرسودگی و … توجه شده است؟ با ارائه‌ی چنین اطلاعاتی در تمامی سطوح سازمان می‌تواند ادعای خود در توسعه‌ی رویکرد فرآیندی به اثبات رساند.

درک نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع

در الزامات خاص تعدادی از مشتریان آمده است که سیستم شناسایی و ردیابی سازمان باید به تأیید ایشان رسیده باشد. در این مثال کوتاه نیازها و انتظارات مشتری به‌عنوان یکی از اصلی‌ترین طرف‌های ذی‌نفع سازمان در نظر گرفته می‌شود. درک نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع تغییر عمده‌ای در ایزو 9001 ویرایش 2015 است که فلسفه‌ی آن ایجاد تعاملی مناسب با طرف‌هایی است که عملکرد سیستم مدیریت کیفیت بر ایشان تأثیر می‌گذارد و (یا) از ایشان تأثیر می‌پذیرد.

آیا سازمان شما نیازها و انتظارت طرف‌های قانون‌گذار در رابطه با کسب‌و‌کارتان را می‌شناسد و به آنها رسیدگی نموده است؟ آیا جدای از این‌که عملکرد تأمین‌کنندگان سازمان‌تان را اندازه‌گیری و پایش می‌نمایید، بر سطح رضایت ایشان از عملکرد خود آگاهید؟ اولویّت کارکنان سازمان شما در قیاس با سایر ذی‌نفعان چیست؟ و در مجموع تجربه‌ی شما از انتقال به ایزو 9001 ویرایش 2015 در رابطه با طرف‌های ذی‌نفع چیست؟ ما امیدواریم بهترین تجربیّات در این زمینه حاصل شده باشد؛ امّا اگر چنین نیست باز هم نیازها و انتظارات طرف‌های ذی‌نفع را از نظر بگذرانید.

نماینده‌ی مدیریت

در ویرایش جدید نیز تمامی مسئولیت‌ها و اختیارات مربوط به نماینده‌ی مدیریت در نظر گرفته شده است، امّا نه لزوماً برای یک نماینده‌ی مدیریت. این امر فرصتی فوق‌العاده برای توسعه‌ی سیستم مدیریت در تمامی سطوح و بخش‌های سازمان بوده است.  گر چه تعدادی از سازمان‌ها هم‌چنان در جستجوی راهی برای بقاء این سمت در سازمان خود هستند و البته به این نتیجه می‌رسند که این امر ممکن است، سمت نماینده‌ی مدیریت را در سازمان خود حفظ می‌نمایند.
ممکن است نماینده‌ی مدیریت اصلی‌ترین مقام پاسخگوی کارایی و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت در نظر گرفته شود و این امر از یک سو موجب کاهش تسری سیستم در سطوح مدیریتی بالاتر و از سوی دیگر کاهش مشارکت سایر سطوح پایین‌تر در سیستم مدیریت کیفیت شود.

بازشناسی این تغییر به ما چه می‌گوید؟ این تغییر تا چه حد بر کارایی و اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت سازمان ما مؤثر بوده است؟

مدیریت دانش

ایزو 9001 ویرایش 2015 الزام جدیدی تحت عنوان مدیریت دانش را در نظر گرفته است تا زمینه‌ی توسعه‌ی مدیریت دانش را در قالب عملیّاتی فراهم سازد. ممکن است سازمان‌ها تعابیر مختلفی در این رابطه داشته باشد که البته با توجه به این‌که استاندارد مستقلی در رابطه با مدیریت دانش معرفی نمی‌شود، وجود تعابیر و شیوه‌های مختلف در چارچوب الزامات ایزو 9001 ویرایش 2015 طبیعی‌ است.
این استانداردهای بین‌المللی به صراحت بیان می‌دارند که منظور از دانش، دانش مختص سازمان و حاصل تجربه است؛ بنابراین با این دیدگاه می‌توان موضوع مدیریت دانش را به سهولت از الزاماتی نظیر آموزش تفکیک نمود.

آیا هم‌اکنون سازمان شما پایگاهی برای مدیریت دانش دارد؟ آیا نظامی برای مدیریت درس‌های آموخته شده از تجارب توسعه‌داده‌اید؟ آیا ممکن است هم‌اکنون یا در آینده موضوعی برای مالکیّت معنوی داشته باشید؟ اگر چنین است سازمان شما به شکل رضایت بخشی مدیریت دانش را توسعه داده است، و در غیر این صورت لازم است با نگاهی دیگر مدیریت دانش سازمان‌تان را به انجام رسانید.

بازنگری‌های مدیریت

بازنگری‌های مدیریت تغییراتی در ورودی‌ها و خروجی‌ها داشته‌اند که یقیناً هم‌اکنون تمامی سازمان‌ها در مسیر انتقال و (یا) سازمان‌هایی که به ویرایش جدید انتقال یافته‌اند از آنها آگاهند.
موضوعی که در این رابطه مهم است توجه به نوع ارائه‌ی ورودی‌هاست، نظیر این‌که آیا مدیریت سازمان با سطح بالاتری از اطمینان به تکمیل خروجی‌های بازنگری سابق مدیریت، اقدام به بازنگری جدید می‌نماید؟

آیا هم‌اکنون هنگامی که موضوع کفایت منابع به عنوان ورودی بازنگری مدیریت تلقی شده است، مدیریت از سطحی از منابع که برای اجرای کارا و اثربخش فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت ضرورت دارد، آگاهی دارد و نسبت به حل‌و‌فصل نقایص و تأمین منابع اقدام می‌نماید؟
هم‌اکنون می‌بایست بازنگری‌های مدیریت با سطح بالاتری از کیفیت و اعتبار اجرا شوند، و اگر چنین نیست می‌بایست پیش‌بینی‌های مقتضی برای ایجاد شرایطی متناسب با الزامات ایزو 9001 ویرایش 2015 پیش‌بینی شود.

اطلاعات مدوّن

آنچه که ایزو 9001 یک سیستم تدوین‌شده‌ی سیستم مدیریت کیفیت است، نه سیستمی از مدارک تدوین شده. با همین رویکرد است که اطلاعات مدوّن جایگزین اصطلاحات مستندسازی، نظامنامه‌ی کیفیت، روش‌های اجرایی مکتوب و سوابق شده است. دیگر الزامی برای تدوین شش روش‌ اجرایی مکتوب وجود ندارد و سازمان مبتنی بر الزامات ایزو 9001 ویرایش 2015 می‌تواند مدرک مستقلی تحت عنوان نظامنامه‌ی کیفیت نداشته باشد. طبیعتاً هیچ گمانی دال بر عدم اهمیّت روش‌های اجرایی نظیر کنترل مدارک، کنترل سوابق، ممیزی‌های داخلی و … وجود ندارد، امّا موضوع اطلاعات مدوّن که می‌توانند ضمن به‌کارگیری هر نوع رسانه مدیریت شوند مفهوم عمیق‌تری ارائه می‌نماید.

این تغییر قصد دارد تا آنجا که ممکن است اصول مدیریت کیفیت ارجحیّت داده شوند. هدف از این تغییر ایجاد آزادی عمل بیشتر برای توسعه‌ی ساده‌تر الزامات و ایجاد اطلاعات به مقدار مناسب (و نه بیشتر از آن) برای سازمان‌هاست.
آیا پیاده‌سازی ایزو 9001 ویرایش 2015 منتج به تسهیل مستندسازی در سازمان شما شده است؟ آیا تغییرات در رابطه با مستندسازی از سوی مجموعه ی سازمان شما محسوس است؟ اگر چنین نیست شاید می‌بایست شما نگاه دیگری بر الزامات مستندسازی و فلسفه‌ی موضوع اطلاعات مدوّن داشته باشید.

رویکرد فرآیندی

رویکرد فرآیندی از اصول سیستم مدیریت کیفیت در استاندارد ایزو 9001 ویرایش 2008 و هم‌چنین در بخش‌هایی از استاندارد مذکور در نظر گرفته شده بود. ویرایش جدید به شیوه‌ای ساختار یافته‌تر به موضوع رویکرد فرآیندی پرداخته و الزاماتی نظیر مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌های مربوط به فرآیندها را به آن افزوده است.
این ویرایش از استاندارد بر بهره‌گیری از رویکرد فرآیندی تأکید می‌نماید، و تلویحاً ایجاد و  پیاده‌سازی آغازین آن را ضمن ایزو 9001 ویرایش 2008 اطمینان‌بخش می‌داند. هم‌اکنون انتظار می‌رود رویکرد فرآیندی به عنوان رویکردی کارآمد در سازمان‌ها به کار گرفته شده باشد و منضمات ویرایش جدید در آن تسرّی داده شده باشد.

دیگر رویکرد مبتنی بر روش‌های اجرایی قابل پذیرش نیست و توسعه‌ی رویکرد فرآیندی نیز معادل‌سازی همان روش‌های اجرایی نیست؟
آیا سیستم مدیریت کیفیت شما تمامی الزامات را در شبکه‌ای قابل اعتماد از فرآیندها پوشش داده است؟ آیا هم‌اکنون سازمان شما بر ریسک‌ها و فرصت‌های هر یک از فرآیند آگاهی داشته و به آن‌ها رسیدگی نموده است؟ آیا هم‌اکنون ممیزی‌ها را بر مبنای رویکرد فرآیندی به انجام می‌رسانید؟ اگر چنین است فلسفه‌ی تأکید ویرایش جدید توسط سازمان شما درک شده است و در غیر این‌صورت لازم است با نگاهی دیگر به رویکرد فرآیندی بپردازید.

رهبری

نقش رهبری توسط مدیریت ارشد که نمونه‌هایی از مصادیق آن عبارتند از: ترویج استفاده از رویکرد فرآیندی و تفکر مبتنی بر ریسک؛ به‌کارگیری، کارگردانی و پشتیبانی از افراد برای توسعه‌ی اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت؛ حمایت از نقش‌های مدیریتی مرتبط دیگر به‌منظور اعمال رهبری ایشان در حیطه‌های تحت مسئولیت و … در ایزو 9001 ویرایش 2015 توسعه یافته است.
بر مبنای الزامات ایزو 9001 ویرایش 2015، رهبران نقش وسیع‌تری در رابطه با سیستم مدیریت کیفیت ایفا می‌نمایند که حذف نقش نماینده‌ی مدیریت نیز زمینه‌ی مناسب‌تری برای ایفای این نقش فراهم می‌آورد.

چنانچه این فلسفه از سوی سازمان پذیرفته شده باشد، هم‌اکنون می‌بایست حضور مؤثر رهبر سازمان در پیاده‌سازی کارا و اثربخش سیستم مدیریت کیفیت باید ملموس‌تر از گذشته باشد. آیا شما شاهد تغییر محسوسی شیوه‌ی رهبری سازمان هستید؟ و مدیران ارشد سازمان را به عنوان تیم رهبری در کنار خود می‌بینید؟ اگر چنین نیست، شما به بازشناسی تغییرات ایزو 9001 ویرایش 2015 را در حوزه‌ی رهبری نیاز دارید.

تغییر در اصول مدیریت کیفیت

هر یک از اصول مدیریت کیفیت شامل بیانیّه، منطق، مزایای کلیدی و اقدامات موضوعی هستند. اصولی نظیر مشتری‌محوری ابقاء شده‌اند و اصولی نظیر تصمیم‌گیری واقع‌بینانه به تصمیم‌گیری بر مبنای شواهد تغییر یافته‌اند. مشارکت پرسنل حذف و مدیریت ارتباطات افزوده است.
طبیعتاً هم‌اکنون تمامی سازمان‌ها در مرحله‌ای انتقال و پس از آن بر این تغییرات آگاهند و بالطبع این نوشته به تشریح تغییرات نمی‌پردازد، امّا این تغییرات در اصول مدیریت کیفیت تا چه میزان موجب تغییر در رویکرد نسبت به پیاده‌سازی الزامات شده است؟

به طور مثال به نظر می‌رسد تعامل با تأمین‌کنندگان بر پایه‌ی منافع مشترک با مدیریت ارتباطات پوشش داده شده باشد. سؤال اینجاست که آیا هم‌اکنون سازمان‌ها طرف‌های ذی‌نفع خود (مانند تأمین‌کنندگان، شرکا، مشتریان، سرمایه‌گذاران، کارکنان و جامعه به‌عنوان اجزائی از کل زنجیره) و ارتباط آنها با سازمان را تعیین نموده و مدیریت می‌نمایند؟ و (یا) اطلاعات، تخصّص‌ها و منابع با طرف‌های ذی‌نفع اشتراک‌گذاری شده‌اند؟
اگر این‌چنین است هدف ایزو 9001 ویرایش 2015 از تغییر در اصول مدیریت کیفیت برآورده شده است، و در غیر این‌صورت بازشناسی تغییرات در اصول مدیریت کیفیت ضرورت خواهد داشت.

یقیناً شما شاهد تغییرات به مراتب بیشتری در ویرایش جدید استاندارد بین‌المللی ایزو 9001 بوده‌اید. ما توصیه می‌کنیم این تغییرات را بازبینی نمایید تا از تسرّی آن در سیستم مدیریت کیفیت خود اطمینان یابید.

 

درباره‌ی سید مجتبی موسوی

دانش‌آموخته‌ی مهندسی صنایع با گرایش تولید صنعتی، با بیش از ۱۶ سال تجربه در زمینه‌ی سیستم‌های مدیریت کیفیت، لجستیک، تحقیق‌وتوسعه، فنآوری اطلاعات و مالی. در سال‌های آغازین با چند شرکت به‌عنوان مدیر تضمین کیفیت و نماینده‌ی مدیریت همکاری نموده‌ام و بیش از هفت سال است که به عنوان متولی سیستم‌های مدیریت کیفیت با شرکت‌های مختلف در صنایع ریلی، صنایع خودرو، صنایع خانگی، الکترونیک، سازه‌های بتنی و سایر صنایع همکاری داشته‌ام. عمده‌ی فعالیت‌های من در زمینه‌های مدیریت، مشاوره، تدریس و ممیزی سیستم‌های مدیریت شامل حوزه‌های مختلف سیستم‌های مدیریت، ایمنی‌وبهداشت شغلی و محیط‌زیستی؛ و همچنین نظامنامه‌های SPC، APQP، PPAP، FMEA و MSA و سایر ابزار مهندسی کیفیت و نرم‌افزارهای مربوطه بوده و همواره در جستجوی به‌روزآوری دانش و کسب تجربیات جدید هستم.

4 دیدگاه

  1. سلام در مرد کفایت منابع در بازنگری مدیریت هم توضیح بدین

    • با سلام و احترام
      ضمن ابراز خُرسندی از حضور شما در این وب‌سایت، لطفاً ای‌میل‌تان را بررسی فرمایید. یک فایل مناسب در این زمینه برای شما ارسال شده است که می‌تواند رهنمون شما برای تحقق هدف مورد نظرتان باشد. باز هم به وب‌سایت ما مراجعه فرمایید و ما را در جریان نظرات ارزشمند خود قرار دهید.
      با تجدید احترام
      سیّد مجتبی موسوی

  2. وحیده بهرامی کیا

    با سلام.
    با توجه به حذف نماینده مدیریت در ورژن جدید ایزو ، مدارکی که قبلا توسط این فرد در سازمان تهیه و تصویب می شد :در ایزو جدید توسط چه شخص / اشخاصی باید تایید و تصویب شود؟

    • سرکار خانم بهرامی‌کیا
      با سلام و احترام

      از حضورتان در این وب‌سایت و طرح پرسش‌تان بسیار سپاسگزاریم.
      تصویب فرآیندها، روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها و نظایر آن (که در این ویرایش، تمامی آنها به عنوان اطّلاعات مدوّن در نظر گرفته شده است؛ ضمن آن‌که استفاده از همین واژگان هم بلامانع می‌باشد) با نماینده‌ی مدیریت بوده است که هم‌اکنون می‌بایست به مالکین فرآیندها واگذار شده باشد.
      روالی مشابهی برای تأیید درستی و پیاده‌سازی اقدامات نیز معمول بوده است که توصیه‌ی ما در این زمینه نیز مدیریت اقدامات مربوط به هر فرآیند توسط مالک همان فرآیند می‌باشد.
      به عبارت دیگر مسئولیت‌ها و اختیارات مشابه نماینده‌ی مدیریت در ایزو 9001 ویرایش ۲۰۱۵ تعیین شده‌اند اما نه لزوماً برای یک نماینده‌ی مدیریت و هم‌اکنون مناسب‌تر است نقش نماینده‌ی مدیریت به مالکان فرآیندهای مرتبط واگذار شده باشد. (هر مالک فرآیند نماینده‌ی مدیریت در دامنه‌ی فعالیّت مربوط به خود می‌باشد)
      در عین حال توجه داشته باشید که در ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ نیز حفظ نماینده‌ی مدیریت تابع شرایطی امکان‌پذیر است اما با توجّه به فلسفه ویرایش جدید این استاندارد بین المللی توصیه می شود از این امر اجتناب شود.
      امیدواریم این پاسخ رافع ابهام شما در رابطه با پرسش‌تان باشد؛ در غیر این‌صورت لطفاً پرسش‌های تکمیلی‌تان را طرح فرمایید تا به آن‌ها پاسخ داده شود.
      بازهم به وب‌سایت ما مراجعه فرمایید و ما را در جریان بازخوردهای ارزشمندتان قرار دهید. ما برای این بازخوردها ارزش فوق‌العاده‌ای قائلیم و مطالب را بر پایه‌ی آنها به‌روزآوری می‌نماییم.

      با تجدید احترام
      سیّد مجتبی موسوی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *